Когда нужен УПД
Универсальный передаточный документ оформляют при отгрузке товаров, сдаче работ, оказании услуг и передаче имущественных прав. Со статусом 1 он заменяет сразу счёт-фактуру и накладную (или акт), со статусом 2 — только накладную или акт. Форма построена на основе счёта-фактуры, поэтому в ней много строк и граф с номерами — бланк свёрстан в альбомной ориентации, чтобы всё поместилось на лист.
Использовать УПД не обязательно: можно выписывать накладную или акт и отдельно счёт-фактуру. Но покупателям и бухгалтерии с одним документом удобнее.
Как заполнить бланк
- Статус. 1 — если вы плательщик НДС и документ служит ещё и счётом-фактурой. 2 — если НДС не платите или выставляете счёт-фактуру отдельно.
- Шапка, строки 1–8. Номер и дата документа (1), исправление — для первичного документа прочерк (1а), продавец с адресом и ИНН/КПП (2–2б), грузоотправитель — «он же» или другая организация (3), грузополучатель (4), платёжный документ при предоплате (5), документ об отгрузке — номера строк и номер, дата этого УПД (5а), покупатель (6–6б), валюта — «российский рубль, 643» (7), идентификатор госконтракта или прочерк (8). По работам и услугам строки 3 и 4 — прочерк.
- Таблица. Код и наименование товара, работы или услуги, код и обозначение единицы измерения по ОКЕИ («796, шт»), количество, цена без НДС, стоимость без налога, акциз («без акциза»), ставка НДС, сумма налога, стоимость с налогом. Графы 10–13 — только для импортных и прослеживаемых товаров, иначе прочерки.
- Итог «Всего к оплате». Стоимость без налога, сумма НДС и стоимость с налогом.
- Подписи за счёт-фактуру. Руководитель и главный бухгалтер или ИП. При статусе 2 эти подписи не обязательны.
- Нижний блок. Основание передачи — договор с номером и датой (8), данные о транспортировке (9), кто передал и дата отгрузки (10–11), кто получил и дата получения (15–16), ответственные за оформление и наименования составителей (13–14, 18–19).
На что обратить внимание
- Ставка НДС — 22 % для отгрузок с 1 января 2026 года. Без НДС в графе ставки пишут «без НДС».
- Форма с 1 апреля 2026 года. Бланк уже по новой форме счёта-фактуры: если отгрузка идёт в счёт полученного аванса, в строке 5б укажите номер и дату авансового счёта-фактуры (несколько — через точку с запятой). ИП в нижней части указывает ОГРНИП и дату его присвоения.
- Статус 1 без НДС — ошибка. Если продавец не платит НДС, но выделил его в УПД со статусом 1, налог придётся перечислить в бюджет.
- Дата отгрузки (11) — фактический день передачи товара, от неё зависит период начисления НДС.
- Получение по доверенности. Если товар забирает работник покупателя, в строке 15 указывают его, а к вашему экземпляру прикладывают доверенность М-2.
- Два экземпляра, по одному каждой стороне. Печать не обязательна.
Разница между статусами, отличие от счёта-фактуры и типичные ошибки — в статье «УПД: образец заполнения, статус 1 и 2».
Частые вопросы
Можно ли выставить УПД на УСН?
Да. Без НДС — статус 2 и «без НДС» в графе ставки. Если вы на УСН платите НДС, ставьте статус 1 и свою ставку.
Подходит ли УПД для услуг?
Да. Строки грузоотправителя и грузополучателя заполняют прочерками, единица измерения — «услуга» или «час».
Можно ли заменить УПД счёт на оплату?
Нет. Счёт выставляют до оплаты, а УПД подтверждает уже состоявшуюся отгрузку. Для оплаты используйте бланк счёта.
Кто подписывает УПД со статусом 2?
Лица, которые передали и приняли товар или работы (строки 10 и 15), а если оформлением занимались другие сотрудники — ещё и ответственные в строках 13 и 18.