Когда нужен акт об отсутствии на рабочем месте
Акт составляют, когда работник не вышел на работу или ушёл в течение дня и не вернулся, а причина неизвестна. Это первичное доказательство: без него невозможно ни законно наказать за прогул, ни правильно отметить день в табеле. Сам акт ещё не означает взыскания — работник мог отсутствовать по уважительной причине и сообщить о ней позже.
Прогулом считается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его продолжительности или более четырёх часов подряд (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). До применения взыскания работодатель обязан затребовать у работника письменное объяснение; если через два рабочих дня оно не представлено, составляется акт об этом (ст. 193 ТК РФ). Взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка.
Как заполнить бланк
- Наименование организации, номер акта, город, дата и время составления — обычно в конце рабочего дня, когда отсутствие уже очевидно.
- Кто составил. Должности и ФИО составителя (чаще непосредственного руководителя) и двух свидетелей — коллег, которые сами видели, что работника не было.
- Кто отсутствовал. ФИО, должность, подразделение.
- Когда и сколько. Дата, время начала и окончания отсутствия, продолжительность и пометка «подряд» или «в общей сложности».
- Режим работы в этот день — чтобы было понятно, что отсутствие пришлось на рабочее время.
- Что известно о причинах и представлены ли документы.
- Принятые меры — звонки, сообщения, их результат.
- Подписи составителя и свидетелей, отметка о запросе объяснения и ознакомлении работника.
На что обратить внимание
- Составляйте акт за каждый день отсутствия, если работник не выходит несколько дней подряд.
- В табеле до выяснения причин ставят «НН» — неявка по невыясненным причинам; после выяснения код меняют на нужный.
- Запросите объяснение письменно. Если работник не появляется, направьте запрос почтой с описью вложения на адрес из личного дела. Ответ оформляется как объяснительная записка.
- Не увольняйте сразу. Сначала выясните причину: больничный, сданный задним числом, или вызов в суд делают отсутствие уважительным.
- Если решено уволить за прогул, оформите приказ об увольнении с формулировкой по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Частые вопросы
Сколько человек должны подписать акт?
Закон число не устанавливает, но на практике акт подписывают составитель и не менее двух свидетелей — так он надёжнее как доказательство в суде.
Что делать, если работник отказался знакомиться с актом?
Сделайте на акте запись «От ознакомления отказался», поставьте дату и подписи составителей. Отказ не лишает акт силы.
Можно ли уволить за опоздание на час?
За одно опоздание менее четырёх часов уволить за прогул нельзя — можно объявить замечание или выговор. Увольнение возможно при неоднократном неисполнении обязанностей без уважительных причин, если у работника уже есть дисциплинарное взыскание.
Оплачивается ли день отсутствия?
Нет, время отсутствия без уважительной причины не оплачивается. Если причина окажется уважительной — оплата зависит от её вида, например день оформят по больничному листу.