Когда нужна служебная записка
Служебная записка — внутренний документ, которым сотрудник сообщает руководителю о ситуации и просит принять решение: купить оборудование, выделить людей на проект, оплатить обучение, изменить график, поощрить подчинённого. Докладная записка близка по форме, но обычно адресована вышестоящему руководителю и информирует о событии: нарушении дисциплины, срыве сроков, выполнении задания. Бланк подходит для обоих вариантов — достаточно изменить заголовок.
Форму записки закон не устанавливает, её определяют инструкция по делопроизводству организации и привычки компании. При оформлении реквизитов многие ориентируются на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Требования к оформлению документов». Записка, на которой руководитель поставил резолюцию, становится основанием для приказа или распоряжения.
Как заполнить бланк
- Адресат. Должность руководителя и его ФИО в дательном падеже.
- Отправитель. Ваша должность, структурное подразделение и ФИО в родительном падеже.
- Дата и номер записки. Номер ставят, если в организации ведут журнал регистрации; если нет — строку можно удалить.
- Тема. Коротко, начиная с «О …»: «О закупке ноутбуков для отдела продаж».
- Изложение ситуации. Факты, сроки, цифры: что произошло или что требуется. Без оценок и эмоций.
- Обоснование. Почему это важно: ссылки на договоры, планы, предыдущие решения, расчёт выгоды или потерь.
- Просьба. Одно конкретное действие: что сделать, в какой срок, кто ответственный. «Прошу рассмотреть вопрос» — слишком размыто.
- Приложения. Перечень документов (счёт, расчёт, переписка) или «нет».
- Подпись с должностью и расшифровкой ФИО.
На что обратить внимание
- Одна записка — один вопрос. Если нужно решить два вопроса, напишите две записки: так их проще согласовать и исполнить.
- Цифры убеждают. «Принтер ломается» — слабо; «за сентябрь принтер отказывал 9 раз, ремонт стоил 14 000 рублей» — сильно.
- Сохраните копию с отметкой о получении или регистрационным номером — пригодится, если вопрос затянется.
- В электронной системе документооборота записку подают в той форме, которую предусматривает система; подпись — электронная.
- Если записка касается нарушения конкретного сотрудника, работодатель, прежде чем наказывать, должен запросить у него письменное объяснение — для этого есть бланк объяснительной записки.
Частые вопросы
Чем служебная записка отличается от докладной?
Служебная обычно содержит предложение или просьбу и может идти как руководителю, так и в соседнее подразделение. Докладная адресуется вышестоящему руководителю и сообщает о факте или результате. Строгих законодательных определений нет, разница закреплена практикой делопроизводства.
Нужно ли регистрировать служебную записку?
Закон этого не требует. Регистрация нужна, если так установлено инструкцией по делопроизводству организации: тогда записке присваивают номер и вносят её в журнал.
Можно ли написать служебную записку от руки?
Да, рукописная записка равнозначна напечатанной, если в ней есть все реквизиты и подпись. Печатный вариант удобнее читать и хранить.
Что делать, если на записку не ответили?
Уточните у секретаря или в канцелярии, зарегистрирована ли она и кому передана. Если вопрос срочный, напишите повторную записку со ссылкой на дату и номер первой.