Когда нужна опись документов
Опись — это перечень документов, которые одна сторона передаёт другой. Она отвечает на вопрос, который чаще всего возникает в спорах: что именно было передано. Опись составляют при сдаче пакета документов в банк, налоговую, суд, фонд или вуз, при передаче дел новому бухгалтеру или руководителю, при передаче документов юристу или контрагенту, при сдаче дел в архив и при вложении документов в конверт.
Отдельного закона об описи нет — это свободная форма. Важно, чтобы по ней можно было однозначно определить каждый документ: название, дату и номер, оригинал это или копия, сколько экземпляров и листов.
Как заполнить бланк
- Назначение. Куда и зачем передаются документы: «к заявлению о …», «передаваемых в ООО …», «к делу № …».
- Место и дата составления.
- Стороны. Кто передаёт и кто принимает — ФИО или наименование, адрес, телефон. Основание: договор, запрос, требование, заявление.
- Таблица. По строке на документ: наименование («Договор поставки», «Счёт-фактура»), дата и номер, оригинал или копия (в том числе заверенная), количество экземпляров и листов, примечание — например, «с приложениями на 3 л.».
- Итоги. Всего документов и листов — цифрами и прописью.
- Способ передачи и отметка о получении: в полном объёме или с замечаниями.
- Подписи «Сдал» и «Принял» с должностями и расшифровкой.
На что обратить внимание
- Два экземпляра. Один остаётся у принимающей стороны вместе с документами, второй с подписью принявшего — у вас. Именно он доказывает передачу.
- Считайте листы, а не страницы. Двусторонний лист — один лист.
- Почта России. Для ценного письма с описью вложения почта принимает опись на собственном бланке формы 107, который выдают в отделении. Нашу опись можно вложить в конверт дополнительно — для получателя, но почтовую форму она не заменяет.
- Суд и госорганы. В заявлении или иске обычно уже есть список приложений. Отдельная опись полезна, когда документов много, или когда её просит принимающая сторона.
- Если документы передают лично, вместо описи с подписью получателя можно взять расписку в получении документов.
Частые вопросы
Чем опись отличается от акта приёма-передачи?
По смыслу почти ничем: обе фиксируют передачу. Опись — короткий перечень документов, а акт приёма-передачи чаще используют для имущества, ключей и оборудования.
Нужна ли печать на описи?
Нет. Достаточно подписей передающего и принимающего. Организации ставят печать по желанию.
Можно ли составить опись от руки?
Можно, но печатная опись читается однозначно. Заполните бланк онлайн или скачайте в Word и распечатайте.
Сколько экземпляров описи нужно?
Как правило, два — по одному для каждой стороны. Если документы передаются через посредника, сделайте третий.